(لماذا لا تنجح بعض الاجتماعات؟ )
بعد أي اجتماع قد تسمع أشخاص يقولون الأشياء التالية أو حتى تقولها أنت بنفسك:
ـ لم يكن الاجتماع فيه شيء يخصني.
ـ كل النقاط التي أثرتها في الاجتماع خضعت للانتقاد.
ـ كان يمكن ألا أشارك في الاجتماع.
ـ لا أرى مبررًا لعقد الاجتماع.
ـ كان وجودي شكليًا في الاجتماع.
إذًا لماذا هذه التساؤلات بعد الاجتماع: لذلك لابد من تحديد أسباب التي تؤدي إلى فشل الاجتماعات ومنها:
1ـ الإدارة الضعيفة للاجتماع:
أي إن الشخص الذي يدير الاجتماع غير مؤهل لذلك ولا يفهم ما يجب عليه فعله ولا يكون قادرًا على التأثبر في الاجتماع بالطريقة المطلوبة كالآتي:
أ ـ الالتزام بجدول أعمال الاجتماع وتوجيه وقائع جلسة الاجتماع.
ب ـ تشجيع المشاركين في الاجتماع على طرح وجهة نظرهم.
جـ ـ ضبط سير النقاش في الاجتماع.
د ـ انهاء الاجتماع بخلاصة ملائمة واضحة ما تم إنجازه وتوزيع المهمات.
هـ ـ تدوين وقائع الاجتماع أو تسجيلها.
2 ـ النقص في تنظيم الاجتماع:
ينتج عنه مشاكل كالآتي:
أ ـ لن يكون المشاركون في الاجتماع قادرين على تحضير أنفسهم ولن تكون المعلومات المطلوبة متوافرة معهم.
ب ـ لا يتم وضع جدول زمني للاجتماع بمعنى ينتهي الاجتماع عند تعب المشاركين وشعورهم بالملل أو أنهم يتركون الاجتماع حسب رغبتهم.
جـ ـ تتم مراجعة الموضوع ذاته عدة مرات دون إثارة مواضيع الأخرى.
د ـ وجود شك في الدعوة إلى الاجتماع وهدفه ودور المشاركين فيه.
3 ـ عدم تقدير الاجتماع بجدية:
أ ـ إرسال شخص بديل إلى الاجتماع.
ب ـ عدم المشاركة في الاجتماع.
جـ ـ عدم التحضير للاجتماع كما يجب.
د ـ التكلم على الهاتف النقال خلال الاجتماع.
و ـ عدم إحضار المعلومات أو المؤثرات المطلوبة للاجتماع.
وفي بعض الأحيان يكون الأشخاص الخاطئون حاضرين للاجتماع بل الأشخاص الصحيحون المطالب حضورهم للاجتماع.
4 ـ الظروف الصعبة:
فمثلاً مكان الاجتماع ليس مريحًا مثل غير صالح للتهوية عدم توافر المقاعد الكافية، والوسائل المكـتبية والوسائل معـقولة للراحـة التي تؤكد على إبقاء اهتمام المشاركين بموضوع الاجتماع.
بالطبع إن ما عرضناه من تعريف للاجتماع وأهميته وأنواعه ومبررات عقد الاجتماع وكيفية التحضير للاجتماع وما هي الأنماط السلوكية التي يمكن أن نواجهها في أي اجتماع، وكيفية التعامل معها ثم كيفية تقييم الاجتماع وما هي أسباب نجاح أو فشل بعض الاجتماعات.
نصل في النهاية: إن الاجتماعات هي وسلة لتحقيق غاية ما ونادرًا ما تكون هي الغاية بحد ذاتها وتكون حصيلة الاجتماع بداية لنشاطات أخرى حتى لو كانت مجرد عقد اجتماع آخر.
ومن خلال اعتبار الاجتماعات وسيلة بناءة لصنع القرارات سوف تجده من الأسهل توجيه الجهد بطريقة بناءة وهذا يعني السعي لتحقيق الهدف الذي دعي من أجله الاجتماع.
والأمر الذي لا نمل من التأكيد عليه هو ضرورة التعامل مع الاجتماعات كعملية تحتاج إلى تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة حتى تأتي النتائج منسجمة مع ما يبذل فيها من جهد ووقت.
اللقاءات والاجتماعات مع المعلمين تبدأ من اللحظة التي تغادر فيها مكتبك ولابد أن تذهب للاجتماع هاشًا باشًا لا بوجه عبوس منفر وتذكر دائمًا أن الابتسامة تفتح مغاليق القلوب عندما تصل إلى مكان الاجتماع فحاول أن تتصرف بقدر عال من الذكاء الاجتماعي والكياسة والأدب مع كل من تصادقه في ذلك المكان ، إن الانطباع الذي تخلقه من اللحظة الأولى له تأثير حاسم على مجمل علاقاتك لذا كن حريصًا على التعامل الرضيع مع الآخرين.
1 ـ كتاب إدارة الوقت، الدكتور: نادر أحمد أبو شيخه.
المركز العربي للبحوث التربوية لدول الخليج، الطبعة 1999 م.
2 ـ كتاب: " إدارة الوقت منهج متطور للنجاح " سهيل فهد سلامه.
المنظمة العربية للعلوم الإدارية، إدارة البحوث والدراسات.
3 ـ "القيادة التربوية والتنمية المهنية للمعلم" إعداد د/ وليد عبيد ، ود/ سعاد الفريح.
مكتـبة التربية الدوريات، مركز طـيبة للدراسات التربوية، إشراف د/ صديق عفيفي، د/ وليم عبيد.
4 ـ كتاب " إدارة الوقت" إعداد: حصه القصيمي، نوال الرويشد 2000 م.
إدارة البحوث التربوية.
5 ـ كتاب "قواعد إدارة الاجتماعات" تأليف كيف كينان.
ترجمة مركز التعريب والبرمجة 1997 م.
6 ـ انترنت http: //www.moudir.org