[ثعلب الصحراء]

نظم المعلومات الإدارية ودورها في صناعة القرار

إعداد اللواء الركن (م): مبارك بن علي القحطاني
يتم النظر لنظم المعلومات الإدارية على أنها عبارة عن عدة أجزاء متكاملة ومتداخلة تتفاعل بعضها مع بعض لتحقيق هدف معين ، ويوفر نظام المعلومات الإدارية المعلومات اللازمة لصانع أو متخذ القرار بالحصول على هذه المعلومات من النظم الرسمية أو غير الرسمية ، وذلك بتحويل البيانات بعد معالجتها إلى معلومات.

وقد أصبحت نظم المعلومات الإدارية من أنجح الوسائل التي تستخدمها المنشأة وتجابه بها تحديات العصر، وتوضح المقياس الحقيقي للتقدم أو التخلف ، ويعني ذلك معالجة البيانات وتحويلها إلى معلومات تساعد القائد أو المدير على ترشيد القرار.

ما هي نظم المعلومات الإدارية؟
أ. هي نظام مصمم لأداء وظائف الإدارة المختلفة.
ب. هي نظام يوفر المعلومات لمتخذ القرار.
ج . هي نظام يعالج البيانات بواسطة الحاسب الآلي .
وبناء عليه نستطيع القول بأن نظم المعلومات الإدارية : هي الأداة التي بواسطتها تتم معالجة البيانات إلكترونياً بالحاسب الآلي ، أو هي نظام ينتج المعلومات الإدارية بالحاسب الآلي ، أو هي العمليات التي تم بواسطتها استخدام الحاسب الآلي لحل المشاكل الإدارية.

علاقة نظم المعلومات بالوظائف الأخرى
ترتبط نظم المعلومات بنظم معلومات وظيفية تعمل في عدة مجالات مثل (التمويل، التسويق ، التصنيع ، الإنتاج).
أهمية نظم المعلومات
أصبحت هامة وملحة لعموم المؤسسات لعدة أسباب، منها :
أ. تسارع التطور التكنولوجي في الأداء والإنتاج والأساليب ووسائل الاتصال.
ب. المنافسة الشديدة بين المؤسسات مما يتوجب سرعة اتخاذ القرارات المبنية على المعلومات الدقيقة التي تشتمل على كافة العوامل المؤثرة على بيئة العمل.
ج. أصبحت مورداً مهماً مما زاد من أهمية الحصول عليها.
د . ازدياد التعقيدات في مهام إدارة المؤسسات وذلك للتقدم التقني والمعرفي.
هـ . ازدياد التأثيرات والمتغيرات (السياسية والاقتصادية والاجتماعية والتقنية ) التي تؤثر على سير العمل سواء على الصعيد المحلي أو الدولي.
و. ساهم تطور وسائل الاتصال في سرعة جمع وتحليل ومعالجة وتخزين وإخراج ونشر البيانات وتحويلها إلى معلومات ذات قيمة لدعم وترشيد عملية صناعة القرار.

الشروط التي يجب توفرها في المعلومة :
أ . الآنيــة( Timeliness ) .
ب .الدقــة ( Accuracy ) .
ج. الثبـات (Verifiability ) .
د . الإيجاز ( Conciseness) .
هـ .الكمال (Completeness ).
يوضح الشكل رقم (1) كيفية معالجة البيانات وتحويلها إلى معلومات يستفيد منها صانع القرار(1).

مكونات نظم المعلومات
يعمل قطاع المعلومات في مجالين رئيسيين هما الإدارة، والحاسب الآلي، وتتكون نظم المعلومات من :
أ . المديرين .(Managers) وهم المختصون في المعلومات والمكون الأساسي لهذه النظم .
ب. البيانات.( Data) .
ج. المعلومات.( Information) .
د. قنوات الاتصال . (Canal Communication).
هـ. قاعدة البيانات (Database) .
و. التطبيقات (Application) .
ز. البرامج (Software) .

وخلاصة القول أن موارد أو مكونات نظام المعلومات تتكون من أجهزة وبرامج وقاعدة بيانات وعاملين لإنتاج هذه المعلومات ومستفيدين من هذه المعلومات بالإضافة إلى مراكز المعلومات.
المشاركون في عمل ووظيفة نظم المعلومات.

أ. المبرمجون . وهم نوعان مبرمجو نظام (System Prog.) ، ومبرمجو تطبيقات (Application Prog.) حيث يقوم مبرمجو النظم بكتابة برامج النظم كالتشغيل ونظم قاعدة البيانات وهم من الحاصلين على درجة علمية في الحاسب الآلي ، وقد يعملون بعض الوقت (Part Time) أما مبرمجو التطبيقات فيقومون بكتابة البرامج لأداء أعمال محددة مثل حفظ المخزون.
ب. مدققو البيانات (Date Processing Editor) . وهم الذين يقومون بمراجعة وتدقيق البيانات وتنقيحها.
ج. مدخلو البيانات (Data Entry) هم الذين يقومون بإدخال البيانات من المصادر (الوثائق) الأساسية.
د. إداريو قاعدة البيانات (Database Administrator) ، وهم مصممو قاعدة البيانات الذين يضبطونها ويجب أن تكون لديهم خلفية فنية جيدة وهم الذين يتصلون بالمستفيدين ويجب عليهم المحافظة على المعلومات المخزنة وتحديثها وتقديم المشورة للمبرمجين والمحللين.

هـ. مستشار نظم المعلومات (Information System Consultant)
يقدم المشورة اللازمة للمؤسسة فيما يتعلق بنظم المعلومات ويجب أن يحمل مؤهلاً عالياً كالماجستير أو الدكتوراه ويجب أن يكون لديه القدرة على الاتصال بالمستفيدين وفهم المشاكل التي تقابل المنظمة وتقديم الحلول المناسبة لها.

و. مدير نظم المعلومات ( Information System Manager)
ولأهمية موقعه فهو يحتاج إلى الإلمام بالمهارات الإدارية لجميع وظائف الإدارة ومنها القدرة على (التخطيط ، التنظيم ، الرقابة ، الإشراف ، بالإضافة إلى العلاقات الإنسانية ) ولابد أن يحمل مؤهلاً عالياً في الحاسب لا يقل عن درجة الماجستير.
ز. المترجم / المؤلف (Compiler). وهو الذي يترجم برامج الحاسب المرمزة بلغة الحاسب.

ح. مجموعة الضبط (Control Group) . تقوم هذه المجموعة بالمحافظة على الضوابط المحددة للإدخال والإخراج وتدقق وتراجع المخرجات قبل توزيعها على المستفيدين.
ط. المستفيد النهائي (End User). وهو الشخص الذي تنتهي عنده المخرجات.

المفهوم الموسع لنظم المعلومات الإدارية
يتم النظر لنظم المعلومات الإدارية على أنها عبارة عن عدة أجزاء متكاملة ومتداخلة تتفاعل بعضها مع بعض لتحقيق هدف معين ، ويوفر نظام المعلومات الإدارية المعلومات اللازمة لصانع أو متخذ القرار بالحصول على هذه المعلومات من النظم الرسمية أو غير الرسمية ، وذلك بتحويل البيانات بعد معالجتها إلى معلومات.

ويتكون نظم المعلومات الإدارية من العناصر التي تم إيضاحها سابقاً في (مكونات نظم المعلومات)، وتقع مسؤولية تصميم نظام المعلومات وتنفيذه على المدير ولذلك يجب عليه أن يلم بالآتي:
أ. القدرة على استخدام تقنية المعلومات لتصميم نظام عمل فعال يؤدي إلى إنجاز مهام المنظمة.

ب. تقييم نظم المعلومات واقتراح ما يلزم لتطويرها.
ج. إدارة موارد المعلومات المتاحة.
د. معرفة إمكانيات الأجهزة والمعدات.
أهم التحديات التي تواجه نظم المعلومات:
أ. تناقص قيمة المعلومات إذا لم تستخدم في وقتها المناسب (التقادم).
ب. صعوبة إدخال بعض البيانات وذلك لعدم القدرة على التعبير عنها مثل تحويل بعض البيانات إلى قيم كمية مثل الأفكار الحديثة لإنتاج أو تطوير منتج ما.
ج. احتدام شدة المنافسة.
د. التغيرات البيئية حيث تؤدي إلى تغير الاحتياجات التي على أساسها بني نظام المعلومات ، وبالذات تأثير البيئة الخارجية ولذلك فإن المعلومات لا يمكن أن تنتهي ويكتمل بناؤها لأنها في حالة بناء مستمر (تطوير) وبالتالي يصبح تحديث نظام المعلومات أمراً ضرورياً بالرغم من التكلفة.
هـ. تسارع تغير تكنولوجيا الحاسب الآلي.
و. النقص الحاد في الأشخاص الفنيين الماهرين.
ز. يؤدي التقدم التقني الهائل إلى ضرورة إعادة تأهيل العاملين في حقل نظم المعلومات لمواكبة العصر وتغيراته.

أنواع نظم المعلومات:
أ . نظام معالج البيانات . Data Processing System (DPS)
ب. نظام المعلومات الإدارية Management Information System (MIS)
ج. نظام دعم القرار . Decision Support System (DSS)
د. نظام معلومات الحاسب . Computer – Based Information System (CBIS)
هـ. نظام الذكاء الصناعي . Artificial Intelligence System (AIS) .
و. نظام الإدارة . Expectative Support System (ESS)
ز. نظام الخبير . Expert System (ES) .
ح. نظام المكتب الآلي . Office Automation System (OAS).

آلية عمل بعض النظم السابقة:
أ . نظم معالجة البيانات (DPS)
هذا النظام يعالج البيانات وذلك بتحويل الأرقام والحروف إلى معلومات لغرض الاستفادة منها واستخدامها. وتتم المعالجة بعدة طرق ( معالجة يدوية ، معالجة بالآلات التي تعمل بالمفاتيح مثل آلات الكتابة ، والآلات الحاسبة ، وآلات تثقيب البطاقات ، والحاسبات الآلية ) . ومن المهام الأساسية لنظام معالجة البيانات مايلي:
(1) تجميع وإعداد البيانات . وهي المهمة الأساسية لهذا النظام وذلك بتسجيل أنشطة المؤسسة وحفظها في سجلات ، ويمكن تجمع البيانات باستخدام نهاية طرفية (Terminals) ومثال على ذلك ما يتم في مكاتب الطيران حيث يستطيع موظف الحجز أن يدخل البيانات مثل (رقم الرحلة وموعد إقلاعها واسم المسافر والدرجة والمقعد ) إلا أنه يجب إعداد وتصنيف وترميز البيانات قبل إدخالها .
(2) مراجعة البيانات. وذلك للتأكد من صحتها وخلوها من الأخطاء قبل معالجتها.
(3) معالجة البيانات. وتحتوي هذه الخطوة على عدد من الأنشطة الفرعية مثل (ترتيب البيانات Sorting) وإنشاء الملفات وتخزينها ، وإجراء العمليات الحسابية والتلخيص ، ثم وضعها بنسق معين ، ويتوقف إنشاء الملف على نظام إدارة الملفات (File Manager)، ويتم إجراء العملية الحسابية بتطبيق المعادلات والنماذج الرياضية على البيانات للحصول على معلومات إضافية ، وأخيراً تتم عملية تلخيص البيانات لتقديمها للإدارات العليا ويمكن عرض البيانات بالأشكال والرسوم وبرنامج (Harvard Graphics) .
(4) تخزين البيانات . ويتم التخزين على الوسائط المساعدة للحاسب ، ويُطلق على البيانات التي يتم تخزينها (قاعدة بيانات) وهي ناتجة أساساً من معالجة البيانات.
(5) إعداد التقارير. تنفذ العمليات السابقة من (1-4) لغرض إعداد التقارير وهي الكيفية التي تقدم بها البيانات للمستخدم أو المستفيد النهائي مثل تقارير المبيعات وقد تكون هذه التقارير ( يومية أسبوعية ، شهرية ، أو سنوية).
(6) خطوات معالجة البيانات.
(أ) الإدخال (Input) . ويشمل:
الإنشاء (Originate) والتصنيف (Classify) والتنقيح (Edit) .
(ب) المعالجة (Processing). وتشمل ( الفرز ، والعملية الحسابية ، والتلخيص ، والمقارنة ، الاسترجاع).
(ج) التخزين (Storage) . ويشمل (الفهرسة ، الحماية ، التحديث ).
(د) الإخراج (Output) . ويشمل إخراج التقارير ، والعرض ،و الإصدار أو النشر.
(هـ) خصائص نظم معالجة البيانات.
- يؤدي نظام معالجة البيانات مهام أساسية لا غنى لأي مؤسسة عنها.
- تتم معالجة البيانات وفقا لإجراءات محددة.
- يتعامل نظام معالجة البيانات مع هذه البيانات تاريخياً حيث تصف هذه البيانات أحداثاً وقعت في الماضي.
- يوفر الحد الأدنى من المعلومات اللازمة لحل مشاكل المنظمة وذلك من خلال إعداد التقارير.
- يستخدم في المستوى الأدنى (التشغيلي) لممارسة الأعمال المكتبية والتعامل مع السجلات.
ب . نظم المعلومات الإدارية Management Information System (MIS)