الاجتماعات.. سلبيات وعوائق
د. علي الحمادي
بالرغم من أهمية الاجتماعات ودورها المؤثر في التطوير واتخاذ القرارات وحل المشاكل، إلا أن لهذه الاجتماعات بعض السلبيات التي يمكن إجمال أهمها فيما يلي:
1 – التكلفة المادية: خاصة إذا كان الأعضاء يتوزعون في مناطق متباعدة، أو عندما يتطلب الاجتماع خبراء ومتخصصين من خارج العاملين في المؤسسة، وكذلك عندما يتطلب الاجتماع بعض التجهيزات الإدارية والفنية.
2 – التكلفة البشرية: فالاجتماع يتطلب جهوداً بشرية مما قد يعطل الاستفادة من هذه الجهود في أمور أخرى كالمتابعة الميدانية والممارسة التنفيذية.
3 – الاجتماعات تكلف وقتاً طويلاً: وإذا لم يتم إدارة الاجتماع بطريقة جيدة فإن أوقاتاً طويلة قد تضيع سدى دونما فائدة أو منفعة مرجوة.
4 – إثارة الخلاف: تتسبب الاجتماعات (أحياناً) في إثارة الخلاف والنزاع بين بعض الأعضاء نتيجة الحدية في النقاش والإصرار على الرأي، وعدم التعامل الحسن بينهم.
5 – كثرة الجدل: مما يؤدي (أحياناً) إلى صعوبة اتخاذ القرار، والذي بدوره يؤدي إلى تعليق الموضوعات وتأخير البت فيها، ومن ثم تعطيل الخطوت التنفيذية لها، لا سيما إذا كانت هناك خلافات شخصية بين أعضاء الاجتماع فيقصد بعضهم مخالفة البعض الآخر، لا لشيء إلا لسوء العلاقات الشخصية بينهم وللرغبة في الانتصار للنفس وإظهار الخصم بمظهر المهزوم المخطئ الذي لا يحسن شيئا.
6 – تعقيد القضايا السهلة: خاصة إذا كان بعض المشاركين ممن يتصف بالمثالية المفرطة عن الواقعية، أو كان بعضهم يميل إلى الفلسفات والنظريات التي ربما لا تتحملها طبيعة الموضوع إلى درجة يشعر فيها قرار أو توصية مناسبة له.
مبررات عقد الاجتماعات:
مما ينبغي التأكيد عليه أن الاجتماع ليس هدفاً بحد ذاته، بل ينبغي أن تتوفر أسباب ومبررات مقنعة لعقد أي اجتماع، و إلا فسيصبح الاجتماع مضيعة للوقت والجهد والمال.
ومن هنا يبرز السؤال المهم التالي: لماذا نجتمع؟ ومتى ينبغي أن ندعو للاجتماع؟ وبمعنى آخر: يجب علينا قبل أن ندعو لعقد أي اجتماع؟ فإن كانت الإجابة (نعم)؛ وذلك لوجود مبررات كافية لهذا الاجتماع فإننا نشرع في عقده، وإن كانت الإجابة (لا) وذلك لعدم توفر المبررات المقنعة لهذا الاجتماع، فينبغي أن نتوقف عن عقد هذا الاجتماع؛ لأنه لا حاجة لنا به.
ويمكن أن نجمل أهم الأسباب والمبررات التي تدعو لعقد الاجتماعات بما يلي:
1 – خطورة وتكلفة القرار الذي سيتم اتخاذه.
2 – وجود مشكلة أو قضية تحتاج إلى رأي جماعي.
3 – وجود قضية أو قضايا تتطلب المتابعة والتقويم المستمر.
4 – بروز ما يدعو لتغيير الوضع القائم وتطويره.
5 – الرغبة في تدريب أعضاء الاجتماع وتنمية مهاراتهم السلوكية والفنية وزيادة معارفهم ومعلوماتهم وتغيير قناعتهم واتجاهاتهم.
6 – الرغبة في تنشيط أفكار وآراء وخبرات ومعلومات المشاركين في الاجتماع.
7 – الرغبة في تحقيق التعارف والتآلف بين أعضاء الاجتماع.
8 – التنسيق بين مهام ومسؤوليات وسلطات أعضاء الاجتماع وتوحيد جهودهم ومواقفهم.
عوائق الاجتماعات:
قد يكون الاجتماع مهماً، وقد توجد العديد من المبررات لعقده، ولكنه أحياناً يصادف بعض العوائق تحول دون عقده، ومن هذه العوائق ما يلي:
1 – عدم توفر التمويل اللازم: فقد يتطلب الاجتماع شراء تذاكر أو تأجير فنادق، أو يحتاج إلى مبالغ كبيرة تدفع للاستشاريين و الخبراء، ومن ثم يتعطل الاجتماع نتيجة عدم وجود التمويل اللازم لتوفير مستلزماته.
2 – عدم توفر الإمكانيات المادية اللازمة للاجتماع: فمثلاً قد يتطلب الاجتماع أدوات سمعية أو بصرية، أو مكانا له مواصفات معينة، أو يحتاج إلى وسائل للنقل أو أجهزة للاتصال .. إلخ.
3 – عدم توفر المعلومات اللازمة للاجتماع: كالتقارير والدراسات والأبحاث والإحصاءات وغيرها من المعلومات اللازمة للموضوعات التي سيتم تداولها في الاجتماع، مما يجعل الاجتماع لا قيمة له لصعوبة اتخاذ القرار نظراً لنقص المعلومات التي يحتاجها المشاركون في الاجتماع.
4 - عدم وجود (أو غياب) أهل الخبرة والاختصاص: أو من يعنيهم الاجتماع، مما يؤثر سلباً على وزن الاجتماع وقيمته النوعية، كما يؤثر سلباً على كم المعلومات الواقعية والميدانية التي ينبغي توفرها لدى المشاركين في الاجتماع نظراً لغياب المعنيين.
5 – عدم وجود الوقت الكافي لعقد الاجتماع: بسبب كثرة الأعباء والمسؤوليات الملقاة على عاتق الأعضاء، واضطرارهم للمتابعة الميدانية المستمرة، خاصة إذا أضيف البعد الجغرافي بين الأعضاء المشاركين في الاجتماع.
6 – عدم رغبة المسؤول في عقد الاجتماع: نظراً لتسلطه ومركزيته وعدم رغبته في استشارة الآخرين.
7 – عدم رغبة الأعضاء في حضور الاجتماع: لشعورهم بعدم أهميته أو لقناعتهم بانعدام فاعليته وتأثيره، أو ربما لوجود بعض العوائق التي تحول دون مشاركتهم كالبعد الجغرافي أو ازدحامهم بالأعمال أو عدم وجود من ينوب عنهم أو لتوتر العلاقة مع المسؤول... إلخ.
فن إدارة الإجتماعات... سلبيات وعوائق
