[ثعلب الصحراء]

لم تعد نظم معالجة البيانات (DPS) قادرة على تلبية احتياجات صانعي القرار بالنسبة لتوفير المعلومات، لذا تم البحث عن نظم أكبر حجماً وتم الاتجاه لنظام المعلومات الإدارية (MIS) التي تُعرف:بأنها ذلك النظام المبني على الحاسب الآلي لغرض توفير المعلومات للمديرين لاتخاذ القرارات بطريقة صحيحة مبنية على معلومات آنية ودقيقة وصحيحة وذلك بناء على نشاط المنظمة (إنتاج ، تسويق ، تمويل ، أفراد ، الخ...) بالاعتماد على ما حدث في الماضي وما يحدث حالياً وما هو متوقع حدوثه مستقبلاً.

وتقدم هذه المعلومات للمستفيدين في شكل تقارير دورية ونماذج رياضية لغرض مساعدة متخذ القرار على حل مشاكل المؤسسة ، وقد يتوفر للمنظمة العديد من نظم المعلومات الإدارية الفرعية حسب نشاط المنظمة مثل ( نظام الإنتاج ، نظام التسويق ، نظام التصنيع ، نظام الموارد البشرية ) . ويوضح الشكل رقم (2) وظائف نظام المعلومات الإدارية.

ويعتمد على قاعدة بيانات (Data Base) لتوفير المعلومات اللازمة لدعم صانع أو متخذ القرار.
(1) مفهوم نظم المعلومات الإدارية.
(أ) التعريف الأول: نظام المعلومات الإدارية مجموعة من الأجزاء المرتبطة مع بعضها البعض تقوم بمعالجة المعلومات باستخدام الحاسب الآلي.
(ب) تعريف دافز (Davis): عبارة عن نظام متكامل من العنصر البشري والآلات لغرض تقديم معلومات لدعم عملية صنع القرار في المنشأة باستخدام الحاسب الآلي.
(ج) تعريف (كفنان): مجموعة من الوسائل التي توفر المعلومات عن الماضي والحاضر وتتوقع المستقبل فيما يتعلق بأنشطة وأعمــال المنظمـة مثل ( التخطيط، والرقابة ، والتنظيم ) بهدف توفير المعلومات لمتخذي القرار.
(د) تعريف (سن): نظام متكامل يوفر المعلومات اللازمة للتخطيط والرقابة والعمليات في المنظمة من خلال توفير معلومات وصفية للماضي والحاضر وتوقع بالمستقبل ويقدمها في الوقت المناسب.
ويمكن أن نستنتج من التعريفات السابقة بالنسبة لما يخص نظام المعلومات الإدارية ما يلي:

- بني هذا النظام أساساً على الحاسب الآلي بالنسبة لإدخال ومعالجة البيانات وتحويلها إلى معلومات.
- نظام متكامل يربط بين مجالات وظيفية ممكنة مثل (التصنيع ، التسويق ، الإنتاج ، الشراء ، التمويل).
- يدعم وظائف التخطيط والرقابة والعمليات.
- يقدم المعلومات اللازمة لصانع القرار.
- يصف الماضي والحاضر ويتنبأ بالمستقبل.
- يقوم بجمع المعلومات من البيئة الخارجية لكونها تؤثر على نشاط المنظمة في الداخل.

أنواع التقارير التي ينتجها نظام المعلومات الإدارية.
أ. التقارير الدورية: يومية، أسبوعية شهرية، سنوية، نصف سنوية، وهي تخدم الإدارة التشغيلية الدنيا، والإدارة الوسطى وفي نفس الوقت قد تكون أهدافا للإدارة العليا، وتحتوي على الميزانية العامة، وقوائم الدخل، وحركة المخزون، وحركة المبيعات.
ب. التقارير الاستثنائية: وهي تقارير غير مجدولة تطلبها الإدارة عند بروز معضلة طارئة حيث تتدخل الإدارة وتطلب تقارير عن هذه المعضلة الطارئة وغير المبرمجة .
ج. التقارير الخاصة: وهي تقارير تعد لحالة أو موقف معين يطلبها المدير لعدم توفرالمعلومات التي يحتاجها فيما لديه من تقارير دورية.

دور نظم المعلومات الإدارية في صناعة القرار
من خلال نظم المعلومات الإدارية يمكن التعرف على المشاكل التي تقابل المنظمة ومن ثم المساهمة في حلها. وكما سبق أن وضحنا فإن نظم المعلومات تحقق تكاملاً بين مختلف وظائف التنظيم حيث توفر قاعدة بيانات تغطي معظم مجالات المنظمة ولذلك فإن نظام المعلومات الإدارية هو الأداة الفعالة أمام الإدارة العليا (المستوى الأعلى) لأنه يوفر المعلومات الآنية والدقيقة والمتكاملة لذلك يعتبر الأكثر دعماً لصانع القرار ، كما أنه يوفر للمديرين المعلومات التي يحتاجها كل منهم. ومع كل هذا فإن نظم المعلومات الإدارية قد لا تغطي كافة المجالات لذلك تم تصميم نظام دعم القرارات.

أ. تطور وسائل صنع القرار
(1) . نظام دعم القرار .(Decision Support System) (DSS) .
(أ) علم الإدارة. (Management Science) الذي قدم نماذج معينة للمساعدة على اتخاذ القرار.
(ب). بحوث العمليات . (Operation Research) حيث اعتمد على الأساليب الكمية والنماذج الرياضية في معالجة المشاكل واتخاذ القرار.
(ج) نظم معالجة البيانات . (Data Processing System) وبظهور الحاسبات الآلية (Computers) شكل الاثنان ما يُعرف بنظم المعلومات (Information System).
(2) نظم دعم القرارات. (DSS) . يسهم هذا النظام في صناعة القرارات وقد صنفه ( آلتر ) حسب درجة مساهمته في اتخاذ القرار على النحو التالي:
(أ) النظم التي تعد تقارير معينة من ملفات متعددة.
(ب) النظم التي تتيح للمدير تحليل ملف كامل من المعلومات.
(ج) النظم التي تساعد المدير على استرجاع معلومات معينة.
(د) النظم التي تمكن المدير من الإجابة على ( ماذا : What ) ، و ( إذا : If ) لغرض تقدير النتائج والتبعات التي ستترتب على اتخاذ القرار.
(هـ) النظم التي تقوم بصنع القرار للمدير مثل النماذج الرياضية.
(3) تعريف نظم دعم القرار (DSS) هي تلك النظم التي تدعم المدير أو فريق العمل لحل مشكلة ما من خلال توفير المعلومات والاقتراحات المتعلقة بالقرار حيث يتم توفير هذه المعلومات على شكل تقارير دورية أو خاصة بالإضافة إلى النماذج الرياضية . وتعتبر نظم دعم القرار طريقة تطبيقية باستخدام الحاسب الآلي في العمليات الإدارية مثل ( زيادة الفعالية والكفاءة وتحسين الإنتاج ) كما يطبق هذا النظام في مجالات التخطيط الاستراتيجي طويل الأمد ويساهم أيضا في وضع السياسات الخاصة بالمنظمة.
(4) مفهوم نظم دعم القرار. هو ذلك النظام الذي يحدث تفاعلاً مباشراً بين الحاسب الآلي والمستخدم النهائي للنظام دون الحاجة إلى وسائل وسيطة مثل خبراء المعلومات ، كما يسمح بالمشاركة في الوقت (Time Cheering) لكل المستخدمين.

وهناك مفهوم آخر يقول أن نظم دعم القرار عبارة عن مجموعة من الإجراءات المبنية على نماذج معينة لمعالجة البيانات ومساعدة المديرين في اتخاذ القرار المناسب.
(5) الصفات الواجب توفرها في نظم دعم القرار:
(أ) البساطة ( البُعد عن التعقيد ).
(ب) سهولة التحكم بالنظام.
(ج) المرونة والقدرة على التكيف.
(د) سهولة وإمكانية الاتصال بهذا النظام.
(هـ) أن يرفع من قدرة وإمكانيات المستخدم في حل المشاكل.
(6) مكونات نظم دعم القرار. يتكون هذا النظام من ثلاثة مكونات تتفاعل مع بعضها البعض:
(أ) نظام اللغة. وهي الوسيلة اللازمة لتحقيق الاتصال بين المستخدم والمكونات الأخرى لنظام دعم القرارات.
(ب) نظام المعرفة. وهي المعرفة التي تتعلق بالمشاكل التي يواجهها التنظيم وتتوفر على شكل إجراءات أو بيانات.
(ج) نظام معالجة المعضلات . ويتضمن النماذج المستخدمة ويعتبر أداة الربط بين نظام اللغة ونظام المعرفة.
(7) الهدف من نظام دعم القرار. يهدف هذا النظام إلى ترشيد عملية صنع القرار وزيادة فعاليته بواسطة التفاعل بين الإنسان والحاسب الآلي وذلك بتمكين المدير من السيطرة المباشرة والتحكم بمخرجات الحاسب الآلي.

ومن ملامح هذا النظام ما يلي:
(أ) دعم القرارات المبرمجة وغير المبرمجة التي تتخذها الإدارة العليا.
(ب) التركيز على خاصيتي التفاعل والمرونة اللتين تؤديان إلى التكيف مع متطلبات متخذ القرار.
(ج) يدعم القرارات الفردية والجماعية مع التركيز على فعالية المحصلة النهائية للقرارات.
(د) التكامل مع بقية نظم المعلومات الأخرى مثل نظم المعلومات الإدارية ونظم معالجة البيانات ونظام المكتب الآلي.
(8) أقسام نظام دعم القرارات:
(أ) نظم دعم القرارات المؤسسية . Institutional Decision Support System ويتعامل هذا النوع مع القرارات المتكررة بشكل دوري التي تستخدم فترات طويلة ، وذلك لحل المشاكل ذات الطبيعة المتماثلة ، ويتعامل أيضاً مع المعضلات التشغيلية ومشاكل الرقابة الإدارية .
(ب) نظم دعم القرار الخاصة بموضوعات محددة. وهذا النظام بعكس السابق حيث يتعامل مع القرارات غير المتكررة دورياً مثل قرارات التخطيط الاستراتيجي ، وقرارات الاستثمار المشترك.
(ج) نظم دعم القرارات الجماعية. ويتم دعم مجموعة من المستخدمين للنظم بحيث يكون كل واحد منهم مسؤولاً عن مهمة مستقلة.
(د) نظم دعم القرارات الفردية. وتركز على وجود مستخدم (فرد) يؤدي نفس الأنشطة التي يؤديها الآخر.
(9) أنواع نظم دعم القرارات الجماعية:
(أ) استخدام غرفة القرار (Decision Room) . وهي غرفة مجهزة بكافة الوسائل لتسهيل عملية صنع القرار بين الأعضاء.
(ب) شبكة القرارات المحلية. (Local Decision Network) . وفيها يتم الاتصال بين الأعضاء كل من مكتبه ويتفاعل الأعضاء بعضهم مع بعض من خلال ما يُعرف بمحطة العمل (Work Station) ومع المشغل المركزي الذي لديه قاعدة البيانات والنماذج ويتبادلون الرسائل الإلكترونية فيما بينهم .
(ج) مؤتمر الاتصال (Teleconferencing). وينفذ هذا النوع عندما يكون الأعضاء في أماكن بعيدة عن بعضهم البعض ولا تدعو الحاجة لاجتماعهم في مكان واحد لاتخاذ القرار مثل فروع الشركة المنتشرة في أرجاء البلاد.
(د) صنع القرار عن بُعد (Remote Decision Making) . ويتم عقد لقاءات غير مجدولة وقد تكون طارئة حيث يتم تحديد الوقت الذي يبدأ فيه الاجتماع وثم المناقشة عن طريق شاشات العرض.
(10) خصائص نظم دعم القرارات الجماعي:
(أ) إمكانية وسهولة تعلم استخدام هذه النظم من قبل الأفراد.
(ب) تنفذ بشكل جماعي أثناء العمل دون عناء يذكر حيث توفر وقت الأعضاء.
(ج) تؤدي إلى الابتعاد عن الأساليب السلوكية السيئة كالنقاش البيزنطي.
اتخاذ القرارات التنظيمية ونظم المعلومات .(and Information System Decision):
أثبتت التجارب والخبراء أن عملية صنع القرارات في المنظمة عملية جماعية وليست فردية ولهذا يراعى ذلك عند تصميم نظم المعلومات ، ويجب أن يؤخذ في الاعتبار عند تصميم نظم المعلومات الحالة النفسية التي يمر بها صانع القرار وعملية الضغط التي قد تمارس عليه ولذا فإن التصميم المتقن لنظم المعلومات الذي يخدم عملية صنع القرارات التنظيمية يقوم ويعتمد على عدة أسس، منها:
أ. المعرفة التامة ببيرقراطية التنظيم.
ب. التوافق بين مختلف الاتجاهات.
ج. الدراية والخبرة بعملية صنع القرار السليم.
د. فهم السياسات والإجراءات التي تطبقها المنظمة.
مستويات صنع القرار .(Decision Making Levels) تحقق المنظمة أهدافها من خلال القرارات التي تتخذها وذلك بناء على توفر المعلومات .
ويتم الربط بين الهيكل التنظيمي ونظم المعلومات من خلال ثلاثة مستويات تنظيمية:
أ. المستوى التشغيلي ، أو مستوى مراقبة العمليات . (Operation Control Levels).
ب. المستوى الإداري أو مستوى المراقبة الإدارية . (Management Control Levels).
ج. المستوى الإستراتيجي ، أو مستوى التخطيط الإستراتيجية (Strategic Planing Levels).
ففي المستوى التشغيلي يتم اتخاذ القرارات التي تتعلق بتنفيذ مهام محددة وضعتها المستويات التنظيمية الأعلى وقد يُطلق على هذا المستوى (المستوى التنفيذي) لكونه يشتمل على مديري الإدارات ورؤساء الأقسام والوحدات التنظيمية. وتنفذ الأعمال الاعتيادية (الروتينية) في هذا المستوى وقد تكون يوماً بيوم لأنها مبرمجة.
أما المستوى الإداري للقرارات فيهتم بكفاءة وفعالية استخدام الموارد ويقوم بتقييم أداء المستوى التشغيلي ، ويعتبر حلقة وصل بين المستوى التشغيلي والمستوى الاستراتيجي. ومن مسئولياته: تحويل الخطط والاستراتيجيات التي وضعها المعنيون بالمستوى الاستراتيجي إلى مهام وواجبات للمستوى التشغيلي ، ويسمى المستوى الإداري بالمستوى التكتيكي حيث أن قراراته تنفيذية لكل ما تم اتخاذه في المستوى الاستراتيجي ومن ذلك تخصيص الميزانية وجدولة الإنتاج. ويوضح الشكل رقم (3) مستويات صنع القرار:
المراحل الأساسية لصنع القرار. (Main Stages Decision Making).
علمنا أن الهدف الأساسي لتصميم نظم المعلومات هو خدمة عملية صنع القرار ولذلك تلعب نظم المعلومات دوراً مهماً في كافة مراحل صنع القرار الأربع التالية :
أ . مرحلة جمع المعلومات . (Information Gathering) .
ب. مرحلة تصميم النموذج . (Model Design Phase) .
ج. مرحلة التحليل والاختيار. (Choice and Analyst Phase) .
د. مرحلة التنفيذ .(Implementation Phase) .
وخلال المرحلة الأولى يمكن إيجاز الدور الذي تلعبه نظم المعلومات في الآتي:
(1) توفر قاعدة بيانات تساعد على تحديد المشكلة.
(2) تساعد نظم دعم القرار (DSS) في بناء النماذج.
(3) تساعد نظم المعلومات في تحديد المشكلة وتوفر المعلومات بواسطة التقارير.
وخلال المرحلة الثانية (تصميم النموذج) يتم التعبير عن المشكلة بعد تحديدها بنموذج يحتوي على كافة المتغيرات والعلاقة بينها ، وفي هذه المرحلة تستخدم النماذج الرياضية والكمية وتتم عملية المفاضلة بينها لاختيار النموذج المناسب ومن النماذج الكمية التي تستخدم لحل المشاكل الإدارية:
( أ ) أسلوب البرمجة الخطية.
(ب) أسلوب المعادلات الجبرية (الرياضية).
(ج) أسلوب المباريات.
(د) أسلوب صفوف الانتظار.
(هـ) أسلوب النقل.
(و) أسلوب التخصيص .
هذه القرارات أو الأساليب تساعد في التعرف على البدائل المتاحة ، وتقوم نظم المعلومات في المرحلة الثالثة (مرحلة التحليل والاختيار) بتوفير النماذج الرياضية والكمية التي تساعد في تحديد الحلول وفق معايير محددة وذلك لاختيار البديل الأنسب من بين عدة بدائل.
وفي مرحلة التطبيق يتم وضع البديل الذي تم اختياره موضع التنفيذ وخلال هذه المرحلة يمكن الاستعانة بوسائل دعم القرار مثل (DPS) ، (DSS) ، إلا أنه يجب تقديم شرح كامل للعاملين وأسباب مقنعة عن الحل أو الخيار الذي تم التوصل إليه والإجابة على جميع الاستفسارات من قبل المشاركين قبل التطبيق ويمكن أيضاً إجراء تجربه على الحل يحضرها كافة المعنيين .
تعاريف عامة.
أ. البيانات (Data) . هي عناصر من الحقيقة أو هي مادة خام تفتقر إلى المعنى العام لأن الغموض مازال يكتنفها وهي أيضاً المعرفة الفكرية المطبقة على عمل ما لزيادة قيمته.
ب. المعلومات (Information) هي بيانات تمت معالجتها وإزالة الغموض عنها بطرق آلية حتى أصبحت معلومات جاهزة للاستخدام من قبل المستفيد ، بحيث يستخدمها في التعامل مع أنشطة المنظمة مثل عمليات التخطيط والاتصال مع مراكز صنع القرار.
ج. النظم (Systems) . هي مجموعة أجزاء أو عناصر ترتبط مع بعضها البعض بعلاقة منطقية لكي تتكامل وتتفاعل لتحقيق أهداف معينة بواسطة تحويل المدخلات (البيانات) إلى مخرجات (معلومات).
د . موارد نظم المعلومات . هي الأجهزة (Hardware) ، والبرامج (Software) ، والعاملون ، وقواعد البيانات ، والفنيون والمختصون ، والكتبة ، وإداريو المراكز العليا للمعلومات.

المراجـع :
1. سونيا محمد البكري ( مقدمة في نظم المعلومات الإدارية ) الإسكندرية ، كلية التجارة ، جامعة الإسكندرية (1993م).
2. إسماعيل محمد السيد ( نظم المعلومات لاتخاذ القرارات الإدارية ) ، الإسكندرية.
- Kenneth C.Landon (Management Information System ) Fourth Edition 1990.
- Raymond Mcleod (Management Information System) Third Edition 1986
(*) ماجستير في نظم المعلومات الإدارية جامعة جورج واشنطن بالولايات المتحدة الأمريكية.