[المنتصر]

نظام المشتريات

المقدمة.
نظام المشتريات يعتبر وسيلة الاتصال الرئيسية التي من خلالها يتم تأمين احتياجات ومستلزمات المؤسسة على اختلاف أنواعها وإداراتها, ويعتبر أيضا حلقة الاتصال بين المؤسسة من جهة والموردين والمتعهدين من جهة أخرى و هو يلعب دوراً رئيسياً في توفير المستلزمات وفي الإعلان عن المناقصات وترسيتها ,

حيث ينقسم العمل في إدارات المشتريات إلى الأقسام التالية:

الأعمال المتعلقة بالشراء المباشر:
حيث يتم من خلال هذا الجزء متابعة شراء وتأمين احتياجات الوحدات المختلفة ابتداءً من خطابات الدعوة وعروض الأسعار وانتهاءً بالتصديق ثم تسليم البضاعة المطلوبة إلى المستودع والتأكد من استلامها وتسليم المبالغ المستحقة للمورد.

الأعمال المتعلقة بالمناقصات :
حيث يتم من خلال هذا الجزء متابعة المشاريع والمنافسات والعقود ابتداءً من الإعلان عنها في الصحف وانتهاءً بترسيتها على المتعهد المناسب ومن ثم القيام بدور أشرافي على عملية التنفيذ عند تأخر المتعهد أو انتهاء المشروع ومتابعة صرف مبالغه المستحقة من الإدارة المالية إضافة إلى متابعة الضمانات البنكية وتمديدها أو مصادرتها أو فكها.

الإعمال المتعلقة بالسلف(على الحساب) :
يتم متابعة عمليات الشراء التي تتم من خلال السلف المؤقتة و السلف المستديمة و يتم أيضا متابعة السلف نفسها بين الموظفين.


و لتحقيق ذلك فإن حزمة حاسب للأنظمة العسكرية عملت على ضمان تسهيل عمليات الشراء من بداية طلبها و لغاية استلامها و
تسليمها للجهة التي تحتاجها عبر تضمينها المزايا التالية فيها:


نظام المشتريات المباشرة:


- دورة مشتريات كاملة من استلام طلب الجهة للأصناف أو الخدمات انتهاء بتسليم استحقاقات المورد وباستخدام Workflow
(خطاب الجهة الطالبة / خطابات الدعوة/ عروض الأسعار/ تحليل العروض والترسية / طلب الحجز/ التصديق)

- توفير قاعدة معلومات موسعة عن الموردين والمقاولين مع تحديد من هم في القائمة السوداء.

- توجيه الدعوات أليا حسب نشاط أو نشاطات المورد.

- تسجيل عروض الأسعار وخطابات الاعتذار التي قدمت وتوفر قاعدة بيانات تاريخية عن أسعار الأصناف المقدمة والتي تم التوريد بها.

- عدم اشتراط تعريف الأصناف في المستودعات حيث يتم التعامل معها لاحقا عند الاستلام ويمكن التعامل مع الأصناف هنا على شكل مجموعات للأصناف أو الخدمة خاصة بنظام المشتريات.

- جمع جميع مستندات الشراء التي تخص عملية واحدة ضمن رقم موحد يسهل متابعته ومعرفة وضع كل عملية والمرحلة التي فيها.

- التعامل مع التصديقات التابعة لعقود التوريد المستمر (التصديق حسب الحاجة) وحسب أسعار العقد المحددة.

- إمكانية إن تقوم الإدارات الداخلية بتسجيل طلباتها من الأصناف والخدمات من خلال طلب التامين بشكل مباشر وتستكمل دورة العمل في المشتريات بعد اعتماد صاحب الصلاحية.

- الربط مع النظام المالي بالنسبة لحجز المبالغ قبل إصدار التصديق ومنع إصدار أي تصديق بدون حجز إلا من قبل مدير النظام وكذلك إعداد أوامر صرف مستحقات الموردين مع احتساب غرامة التأخير إذا وجدت.

- التعامل مع العروض الرديفة في تحليل عروض الأسعار والتصديق.

- طباعة النماذج (الدعوات والتصديق مذكرات الحجز ...الخ) إضافة إلى مراجعات وتقارير عديدة عن عمليات الشراء والمعلومات التاريخية.

- متابعة التسليم بالربط مع نظام المستودعات والتحذير التلقائي على التصديقات التي تأخر تسليمها كليا أو جزئيا.

- متابعة الضمانات البنكية والحركات التي تتم عليها.

- إمكانية الاستعلام مباشرة عن وضع مستحقات الموردين في المالية.

- يقوم صاحب الصلاحية المسئول عن الموظف الذي قام بتعبئة طلب التأمين بالإطلاع على الخطاب ، ومراجعة البنود والكميات ، ويقوم باعتماد الطلب ويمكن أن يقوم بتأجيل الطلب أو إلغاءه .

- يمكن إعطاء مستخدم المشتريات المباشرة صلاحية على نظام المستودعات ، للاستطلاع عن الكميات الموجودة لصنف محدد.

- في اعتماد معاملة الشراء، يقوم صاحب الصلاحية في النظام بالدخول على هذه الشاشة ، وإدخال رقم معاملة الشراء ، أو البحث عنها ، ثم يقوم بعمل الاعتماد و يمكن أن يقوم بإلغاء المعاملة في شاشة إيقاف و فك إيقاف المعاملة.

- يسمح النظام إصدار أمر الشراء دون وجود طلب حجز.

يتبع....