[المنتصر]

نظام المستودعات

المقدمة.
إن إدارة المستودعات هي من الإدارات الهامة في أي منشأة عسكرية ، ولا تخلوا أي منشأة عسكرية منها ، و الدور الأساسي لإدارة المستودعات هو حفظ وإدارة الأصناف المختلفة التي تقوم المنشأة باستلامها او بشرائها والاحتفاظ بها سواء أكانت أصنافا مستديمة (موجودات ثابتة) أو أصنافا مستهلكة.

نظام العمل.
وتعمل إدارة المستودعات كنقطة تحكم رئيسية لانسياب الأصناف المختلفة من الموردين إلى المستفيدين من هذه الأصناف ، ويتم الاحتفاظ بها في المستودعات بكميات مختلفة حسب اللزوم ويتم صرفها عند طلبها. وتقوم إدارة المستودعات بمراقبة ما لديها من مخزون ، وتلبية طلبات الصرف التي تردها من الوحدات المختلفة.

ويمثل نظام المستودعات العسكرى ، نظام معلومات متكامل ومترابط مع الأنظمة العسكرية الأخرى حيث يتم ربط نظام المستودعات ونظام مراقبة المخزون بشكل آلي مع نظام المشتريات الآلي بحيث يمكن الحصول على المصادقات التي تمت (أمر الشراء) وقائمة بالأصناف والكميات والأسعار التي المصادقة عليها.

كذلك الربط مع نظام الادارة بشكل آلي بحيث يستطيع الحصول قائمة بأسماء الموظفين وأرقامهم كما يحتاج الادارة معرفة إذا كان هنالك عهدة على الموظفين حتى لا تتم عملية نقلهم أو ترقيتهم إلا بعد تسليم العهدة و الربط مع النظام المالي بشكل آلي بحيث يتم تزويدهم بقائمة الأصناف وكمياتها وأسعارها التي تم استلامها بناءً على تصديقات معينة ليتم صرف مستحقات الموردين.

و لتحقيق ذلك فإن حزمة حاسب للأنظمة العسكرية عملت على ضمان تسهيل عمليات إدارة المستودعات عبر تضميها المزايا التالية فيها:

1.إمكانية التعامل مع عدد كبير من المستودعات مع إمكانية تصنيفها تصنيف جغرافي أو نوعي ( المستودعات المركزية / الفرعية / غرف الإمداد)

2.دليل موسع ومرن لأصناف المخزون على شكل مجموعات رئيسية يتبعها مجموعات فرعية ومجموعات تحليلية علاوة على رقم الصنف الذي يصل إلى 20 خانة والعمل مع الأصناف المستديمة والمؤقتة.

3.ربط الأصناف الخاصة بقطع الغيار مع الآليات والمعدات المستخدمة لها سواء في سجلات العهدة أو سجلات المستودعات .

4.إمكانية تحديد النظام بعدم قبول تكرار الاسم للأصناف لمنع تكرار الإدخال والخلط بين الأصناف.

5.توفر المعلومات التفصيلية للصنف مثل رقم الصنف ،اسمه،رقم القطعة، أرقام الأصناف البديلة ، والمجموعات التي يتبع لها مع إمكانية إضافة صورة الصنف.

6.استخدام الرمز الخاص بالأصناف والتعامل معه في الجرد والحركات المختلفة.

7.الربط الآلي لمراقبة المخزون المصدق وجداول كميات العقود.

8.إدخال الأرصدة الافتتاحية لأول مرة عند بدء تشغيل النظام وتتم هذه العملية آليا في السنة التالية.

9.إدخال حركات الاستلام بكافة أنواعها (استلام مؤقت ، سجل فحص, مذكرة استلام، سجل استلام، استلام ترجيع) بناء على تصديق الشراء وطباعتها آليا على النماذج العسكرية المعتمدة .

10.إدخال حركات الصرف بأنواعها (صرف مواد (مستهلكة ،مستديمة) ، صرف مواد مرتجعة) وطباعتها آليا على النماذج
العسكرية المعتمدة .

11.الترحيل تلقائيا على بطاقة الصنف وإمكانية مشاهدة وطباعة بطاقة الصنف كما هي حاليا أو كما هي في تاريخ محدد.

12.متابعة الرقم المطبوع والرقم الخاص تلقائيا في النظام وإمكانية طباعة تقارير بأرقام المستندات الملغاة و مراقبة تسلسل المستندات.

13.التعامل مع عدة وحدات لنفس الصنف (صندوق, كيس , حبة ... الخ) ويسمح للمسؤول إضافة وحدات جديدة مع التحويل الآلي بين تلك الوحدات عند الاستلام وعند الصرف.

14.إمكانية الاستعلام عن الأصناف في أي مستودع (حسب الصلاحية) وكذلك الموجودة في ساحة الاستلام أو مستودع المرتجعات وكذلك معرفة مكان التخزين (المستودع/ الموقع/الرف ).

15.بحث متميز من خلال أي من معلومات الصنف مثل اسمه أو جزء منه أو رقمه أو رقم التسلسل .. الخ.

16.وجود العديد من الاستعلامات والتقارير التفصيلية والإجمالية والتحليلية والإحصائية التي تفيد في إدارة المستودعات واتخاذ القرارات المناسبة.


إعدادات المستودعات:

- شاشة إعدادات النظام.

- مجموعات الأصناف.

- تعريف المستودعات.

- تسلسل ألمستنـــدات.

- صلاحية المستخدمين على المستودعات.

- سجل وبطاقة الصنف.

- شاشة اختصارات الإدخال السريع.

- رموز أسباب الإرجاع.

- رموز حالــــــة الصنف.

- رموز وحـدات الأصـنـاف.

عمليات المستودعات:

- شاشة تعريف أصناف المستودعات.

- استلام مؤقت.

- سجل الفحص.

- نمزذج استلام.

- مستند استلام.

- طلب تصريح بصرف احتياجات.

- طلب صرف مواد.

- مستند إرجاع.

- إدخال قرارات لجنةالجرد السنوى.

- مستند صرف أصناف ترجيع.

- شاشة اغلاق السنة.

تقارير المستودعات:

- سجل مجموعات الأصناف.

- سجل بالأصناف التي في المستودعات.

- بأرصدة الأصناف لجميع المستودعات.

- سجل بالأصناف حسب مكان التخزين.

- سجل بأرصدة الأصناف حتى تاريخ.

- سجل بطاقة الصنف.

- تقرير مراجعة الصنف الدورى.

- سجل بالأصناف مرتبة حسب رقم القطعة.

- لائحة الأصناف.

- سجل بحركات الاستلام حسب الصنف.

- سجل بحركات الاستلام.

- سجل بالمصروف حسب الجهة.

- سجل بحركات الصرف حسب الصنف.

- سجل بحركات الصرف.

- سجل بالمستندات الناقصة.

جرد المستودعات:

- جرد الأصناف.

- جرد الصنف في جميع المستودعات.


يتبع....